Tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä.

Rekisterinpitäjä

Turku Homes Oy Y-tunnus: 0843028-3 osoite: Humalistonkatu 8b, 20100 Turku

Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kirjallisesti lähettämällä sähköpostia asiakaspalveluun osoitteeseen info@turunvuokra-asunnot.fi

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn

• Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde

• Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen

• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu mm. rekisterinpitäjän harjoittamaan liiketoimintaan, asiakassuhteiden hoitamiseen, palveluiden tuottamiseen sekä riskienhallintaan.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin kuuluvat mm:

• Asiakassuhteiden ja toimeksiantojen hoitaminen

• Palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen ja laadunvarmistus

• Toimeksiantojen suorittamiseen liittyvät toimenpiteet toimeksiantajan vastapuolen tai muun asiaan liittyvän tahon kanssa

• Lakisääteisten velvollisuuksien noudattaminen liittyen mm verolainsäädäntöön, kiinteistönvälitysliikkeitä koskevaan lainsäädäntöön sekä lakiin rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisestä

Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteistä:

• Rekisteröidyltä itseltään

• Kaupparekisteristä

• Digi- ja väestötietovirastosta

• Kiinteistörekisteristä ja lainhuuto- ja kiinnitysrekisteristä

• Luottotietorekistereistä

• Isännöitsijätoimistoilta tai muilta toimeksiantoon liittyviltä tahoilta

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

• Yksilöinti- ja yhteystiedot (henkilön, yhteisön ja sen edustajan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, y-tunnus, syntymäaika/henkilötunnus, kieli ym)

• Tunnistamis- ja henkilöllisyyden todentamistiedot (passi, henkilöllisyystodistus, ajokortti)

• Asiakassuhteeseen ja toimeksiannon hoitamiseen liittyvät tiedot (toimeksiantosopimukset, tarjoukset, kauppa- ja vuokrasopimukset, näyttöilmoittautumiset, yhteydenotot)

• Omistus- ja kohdetiedot (omistusosuudet, omistustapa, kiinteistö- ja huoneistotiedot, lainhuuto- ja kiinnitystiedot, rasite- ja panttaustiedot)

• Vuokralaisilta ammatti- ja työnantajatiedot sekä muut vuokrasuhteen arviointiin liittyvät tiedot

• Laskutukseen liittyvät tiedot (laskutus- ja maksutiedot, perintätiedot, luottotarkistustiedot ym)

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimeksiannon toteuttamisen kannalta tarpeellisille tahoille, kuten kaupan tai vuokrasuhteen vastapuolelle, taloyhtiölle tai isännöitsijälle, rahoituslaitoksille sekä muille toimeksiannon toteuttamiseen osallistuville yhteistyökumppaneille. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös sähköisiin ilmoitus- ja markkinointipalveluihin (kuten kiinteistöjen ja huoneistojen myynti- ja vuokrausportaaleihin) toimeksiannon toteuttamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän käyttämille palveluntarjoajille (esim. IT-palvelut) henkilötietojen käsittelyä koskevien sopimusten mukaisesti.

Tietoja voidaan lisäksi lain vaatimuksesta luovuttaa esimerkiksi viranomaisille. Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta muille ulkopuolisille tahoille.

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle rekisterinpitäjän käyttämien IT- ja pilvipalveluiden yhteydessä, siirrot toteutetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti käyttäen asianmukaisia suojatoimia.

Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset on kuvattu kohdassa ”Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus”.

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lainsäädännön mukaisia asiakkaan tuntemistietoja säilytetään pääsääntöisesti 5 vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Toimeksiantoja koskeva materiaali säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä Kiinteistönvälitysalan Keskusliiton hyvästä välitystavasta annetun ohjeen mukaisesti. Suoramarkkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään toistaiseksi siltä osin kuin suoramarkkinointia on tarkoitus jatkaa, ellei vastaanottaja ole perunut suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta tai kieltänyt suoramarkkinointia.

Rekisterinpitäjä poistaa henkilötiedot rekisteristä sen jälkeen, kun yllä selvitetty säilytysaika päättyy tai rekisteröity on peruuttanut antamansa suostumuksen.

Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

a. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;

b. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai

c. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

a. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;

b. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai

c. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.